Recursos Humanos y filtración de datos: puntos a tener en cuenta

Un buen plan de emergencia empresarial debe prever cualquier posible incidente que pueda afectar a la buena marcha del negocio o, incluso, provocarle pérdidas. Y en plena era tecnológica, como no podía ser de otra manera, la pérdida de datos es un riesgo que cada vez más empresas tienen en cuenta a la hora de ponerse en lo peor.

Un ejemplo sería la filtración de información, digamos, “delicada”. Por desgracia, ni el mejor sistema de gestión documental y protección de archivos del mundo nos va a salvar si uno de nuestros empleados pierde un portátil o un smartphone lleno de información confidencial. Errar es humano. ¿Qué debe hacer el departamento de Recursos Humanos en estos casos?

Contactar

Lo primero que hay que hacer es ponerse en contacto con todos los empleados involucrados en el incidente. Para ello, es necesario actualizar y revisar periódicamente la información de contacto que tengamos. La filtración habrá afectado, seguramente, a un departamento o sector en concreto de la empresa. Es necesario determinar cuál es, para poder ayudar a los empleados y evitar que los daños vayan a más.

Informar

Para evitar que el incidente se repita, tendremos que investigarlo. Si existe la posibilidad de que la filtración haya afectado a algún cliente, hay que avisarle. También podemos plantearnos la posibilidad de informar a los organismos reguladores pertinentes, si los hubiera, o de buscar consejo jurídico.

Prevenir

Es vital que los jefes de cada departamento entiendan la importancia de tener cuidado con la información que manejan tanto ellos como sus subordinados. Tienen que ser conscientes del terrible impacto que un incidente así puede tener sobre el negocio. Sólo así podremos impedir que se vuelva a repetir.

Existen empresas que pueden ayudarnos a gestionar nuestros documentos de manera eficaz, y que ofrecen servicios que van desde la destrucción segura de ficheros confidenciales hasta la captura segura de datos, pasando por el escaneo de información en papel. Por último, para prevenir nuevos riesgos derivados del factor humano, el departamento de RR.HH. debería permanecer atento ante cualquier comportamiento sospechoso por parte de un trabajador.